【汪洱】金字塔結(jié)構(gòu)在商務(wù)寫(xiě)作中的應(yīng)用【高清】

PTC032602-如何縱向搭建金字塔結(jié)構(gòu)

 

學(xué)習(xí)導(dǎo)航

通過(guò)學(xué)習(xí)本課程，你將能夠：

● 運(yùn)用自上而下的金字塔結(jié)構(gòu)進(jìn)行表達(dá)；

● 掌握常見(jiàn)商務(wù)公文的主要內(nèi)容；

● 學(xué)會(huì)自下而上進(jìn)行思考；

● 了解邏輯樹(shù)以及POP結(jié)構(gòu)；

● 做到清晰有序地完成一次演講。

 

 

如何縱向搭建金字塔結(jié)構(gòu)

一、自上而下表達(dá)

1.與受眾對(duì)話，回答所有疑問(wèn)

自上而下表達(dá)，就是與受眾對(duì)話，回答聽(tīng)眾的疑問(wèn)。

 

【案例】

馬被當(dāng)作寵物養(yǎng)

要做一個(gè)主題是馬應(yīng)當(dāng)被當(dāng)作寵物來(lái)養(yǎng)的演講。聽(tīng)到這個(gè)新觀點(diǎn)，聽(tīng)眾可能會(huì)有三大類疑問(wèn)：是什么、為什么和怎么做。此外，還有對(duì)比一項(xiàng)。

因此，演講就分為四章：

第一章，是什么。哪些馬可以當(dāng)寵物養(yǎng)，包括毛色、體型、性格等。

第二章，為什么要養(yǎng)馬。養(yǎng)馬的好處及不養(yǎng)的風(fēng)險(xiǎn)和損失，利益包括精神和經(jīng)濟(jì)兩方面。人有追求快樂(lè)和遠(yuǎn)離痛苦的兩面性，而且遠(yuǎn)離痛苦的動(dòng)力是追求快樂(lè)的動(dòng)力的四倍，因此不僅要講好處還要講不這樣做的壞處，向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、賣產(chǎn)品時(shí)都可以運(yùn)用此原理。

第三章，怎么做。包括人、投資、地點(diǎn)、流程，并指明在幼年、成年和老年不同流程中應(yīng)如何做。

第四章，好不好。把養(yǎng)馬與養(yǎng)猴、養(yǎng)豬、養(yǎng)狗等作對(duì)比，比較優(yōu)劣勢(shì)。

 

自上而下表達(dá)時(shí)，要逐級(jí)回答聽(tīng)眾的疑問(wèn)，提出中心思想。聽(tīng)眾有疑問(wèn)，二級(jí)思想回答完聽(tīng)眾又產(chǎn)生新的疑問(wèn)，三級(jí)思想繼續(xù)回答，直到一篇文章或一次演講做完。邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，思維縝密，不是窮盡自己想說(shuō)的，而是窮盡聽(tīng)眾想聽(tīng)的。因此自上而下表達(dá)，就是窮盡聽(tīng)眾的所有疑問(wèn)。

如搞活動(dòng)，在向領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)，要包括是什么、為什么、怎么做以及好不好四部分，這樣能回答對(duì)方的大部分疑問(wèn)。由于受眾不同，其關(guān)注點(diǎn)和利益點(diǎn)也不一樣，因此要根據(jù)受眾的需求點(diǎn)和關(guān)注點(diǎn)，調(diào)整報(bào)告的順序和權(quán)重。

2.賣主張要挖掘需求，突出利益

 

圖1 挖掘需求、突出利益示意圖

 

賣主張時(shí)要挖掘需求，突出利益。如圖1所示。

 挖掘需求（SPIN）

比如，企業(yè)中存在這樣一種狀況：現(xiàn)狀是人人需要寫(xiě)和說(shuō)，問(wèn)題是說(shuō)不清也講不清，影響是降低效率，需求是要做邏輯思維培訓(xùn)。這就是SPIN。

 突出利益（FABE）

FABE是賣產(chǎn)品用的結(jié)構(gòu)，賣思想、賣主張也要用該結(jié)構(gòu)，包括特點(diǎn)、作用和優(yōu)勢(shì)、利益、證據(jù)。其中，證據(jù)主要從三個(gè)方面發(fā)掘，絕對(duì)數(shù)值、名人名言評(píng)價(jià)以及證書(shū)榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)。要注意區(qū)分作用、利益和優(yōu)勢(shì)，作用是產(chǎn)品、主張等的用途，利益是客戶能夠感受到的好處，優(yōu)勢(shì)是與對(duì)手相比更好在哪里。

3.寫(xiě)作的金字塔結(jié)構(gòu)

 

圖2 寫(xiě)作的金字塔結(jié)構(gòu)

 

如圖2所示，如果寫(xiě)作時(shí)運(yùn)用金字塔結(jié)構(gòu)，要先說(shuō)主題思想，然后是章節(jié)、段落和句子。一篇文章支持一個(gè)思想，上一層思想是下一層思想的總結(jié)和概括，下一層思想是上一層思想的解釋和支撐。一篇文章或一次講話都是小金字塔搭乘中金字塔，再搭乘大金字塔。

 

【案例】

張某轉(zhuǎn)正的請(qǐng)示

張某試用期三個(gè)月，在這三個(gè)月中，他做了很多事，完成了業(yè)績(jī)指標(biāo)。綜合他各方面的表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)決定請(qǐng)示上級(jí)讓張某轉(zhuǎn)載。

圖3 關(guān)于張某轉(zhuǎn)正的請(qǐng)示1

 

如圖3所示，評(píng)價(jià)人通常都是從德、能、勤、績(jī)四個(gè)方面考察。德的方面，可以說(shuō)責(zé)任心強(qiáng)，服務(wù)意識(shí)強(qiáng)，工作認(rèn)真，樂(lè)于助人，有耐心，有團(tuán)隊(duì)精神，心理素質(zhì)好；能力方面，要包括學(xué)歷背景好，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，創(chuàng)新有見(jiàn)地，溝通能力強(qiáng)，能夠獨(dú)當(dāng)一面；勤的方面，包括保證出勤，加班工作；績(jī)的方面，包括保質(zhì)保量完成任務(wù)，建立客戶關(guān)系�？偡挚偨Y(jié)構(gòu)，既要有論據(jù)，還要有論點(diǎn)，第一讓人知道自己的想法，第二想讓對(duì)方做什么。此外，評(píng)價(jià)一個(gè)人還有其他分法，但大的分類是德、能、勤、績(jī)四個(gè)方面。

 

圖4 關(guān)于張某轉(zhuǎn)正的申請(qǐng)2

 

如圖5所示，如果按硬件、軟件分類，硬件是指張某導(dǎo)背景，軟件是張某的工作表現(xiàn)。背景，包括簡(jiǎn)歷學(xué)歷、試用時(shí)間和工作表現(xiàn)，這些都足夠。工作表現(xiàn)，包括態(tài)度、能力和業(yè)績(jī)，下一級(jí)內(nèi)容包括工作積極、責(zé)任心強(qiáng)、富有耐心、細(xì)致認(rèn)真等。但如果按照對(duì)人和對(duì)事分類，就會(huì)出現(xiàn)交叉和重疊，因此一級(jí)標(biāo)題是素養(yǎng)，二級(jí)標(biāo)題才是對(duì)人、對(duì)事的方向。

 

圖5 關(guān)于張某轉(zhuǎn)正的請(qǐng)示3

 

如圖5所示，除了優(yōu)點(diǎn)，張某還會(huì)有缺點(diǎn)，比如好表現(xiàn)、不善于處理同事關(guān)系、經(jīng)驗(yàn)不足、不了解流程、表達(dá)生硬、溝通少等。作為領(lǐng)導(dǎo)，看到小張的缺點(diǎn)時(shí)，更想看到的是改進(jìn)建議，包括提高專業(yè)技能、加強(qiáng)同事合作等。此外，完整的結(jié)構(gòu)還要有任職建議和培養(yǎng)建議。

 

4.講話講課的金字塔結(jié)構(gòu)

 要話先說(shuō)，隨機(jī)應(yīng)變，收放自如

 

圖6 講課講話的金字塔結(jié)構(gòu)示意圖

 

如圖6所示，運(yùn)用金字塔結(jié)構(gòu)講話講課，一般有兩種順序：第一種，“我們將學(xué)1、1.1和1.1.1，再學(xué)2、2.1、2.1.1，再學(xué)3、3.1、3.1.1……”；第二種，“我們將學(xué)1、2、3，1中將學(xué)1.1、1.2和1.3……”，如此展開(kāi)。一般而言，人們更喜歡第二種順序。因此，應(yīng)先橫向再縱向，先戴“大帽子”再戴“中帽子”，再戴“小帽子”，每步都要總分總結(jié)構(gòu)。

在公司匯報(bào)中，通常要求十分鐘把話說(shuō)完，此時(shí)就有三個(gè)選擇：第一，加快語(yǔ)速；第二，砍掉一個(gè)分支；第三，要濃縮。需要注意到是，不要砍掉分支內(nèi)容，最好的辦法是三種方法共用，但加快語(yǔ)速要適可而止，以防聽(tīng)眾跟不上。公眾演講的口訣就是聲音要比平時(shí)大，語(yǔ)速要比平時(shí)慢。除了講話，還要練習(xí)眼神、手勢(shì)、動(dòng)作等。濃縮最好的練習(xí)就是自我介紹，通常有三分鐘、一分鐘和三句話三個(gè)自我介紹版本。值得注意的是，面對(duì)的對(duì)象和目的不同，自我介紹的內(nèi)容也要隨之改變。

 提煉標(biāo)題

標(biāo)題很重要，提煉一個(gè)醒目的好標(biāo)題有三大要訣：

標(biāo)題必須有內(nèi)容。標(biāo)題必須有信息、有要點(diǎn)，能夠總結(jié)概括要點(diǎn)，提煉思想精華。

標(biāo)題要用明確、簡(jiǎn)單、響亮的詞匯或數(shù)字。如有一本叫《與成功有約》，5年賣了不到5萬(wàn)冊(cè)，之后書(shū)名改為《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》，銷量超過(guò)了100萬(wàn)冊(cè)。這就是標(biāo)題的力量，讀者喜歡準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、新穎、直接、貼切的詞匯做書(shū)名，沒(méi)人喜歡聽(tīng)大話、空話和套話。

用主謂賓陳述句、正裝句。標(biāo)題要用正裝句，包括主謂賓、動(dòng)賓結(jié)構(gòu)或含有動(dòng)詞的短語(yǔ)。標(biāo)題含有動(dòng)詞就會(huì)生動(dòng)，以免平淡。此外，還要用口號(hào)式語(yǔ)言。

 好標(biāo)題要有信息、內(nèi)容

 

圖7 兩類標(biāo)題的對(duì)比

 

如圖7所示，左右兩種標(biāo)題相比，顯然右邊的標(biāo)題更好。左邊的標(biāo)題只有業(yè)績(jī)、成本等類別，沒(méi)有信息和內(nèi)容。好標(biāo)題要有信息、有內(nèi)容，比如“修身齊家治國(guó)平天下”“為人民服務(wù)”“愚公移山”都是動(dòng)賓結(jié)構(gòu)，“保護(hù)合法收入”“調(diào)節(jié)過(guò)高收入”“取締灰色收入”都是口號(hào)式語(yǔ)言。但不要把動(dòng)詞變成名詞，比如“我負(fù)責(zé)2011年工作總結(jié)的撰寫(xiě)”與“我負(fù)責(zé)撰寫(xiě)2011年工作總結(jié)”相比，人們更喜歡后者。第一個(gè)句子把動(dòng)詞變成了名詞，是倒裝句，第二個(gè)句子是正裝句。最有力度的句子是正裝句、口號(hào)式語(yǔ)言，使動(dòng)詞在前，名詞在后。因此好標(biāo)題的標(biāo)準(zhǔn)是有信息有內(nèi)容，標(biāo)題好看人才會(huì)看正文，標(biāo)題不好看一般就不會(huì)看正文。

 

圖8 電子郵件和文件命名的標(biāo)題

 

如圖8所示，電子郵件的主題欄有三項(xiàng)內(nèi)容，收件人、什么事和發(fā)件人。給文件命名，應(yīng)用What、Who、When結(jié)構(gòu)，即什么事、誰(shuí)寫(xiě)的以及何時(shí)寫(xiě)的。郵件主題、文件命名遵循統(tǒng)一、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，使工作高效、有序進(jìn)行。

5.幾種商務(wù)公文的主要內(nèi)容

通知就是告知，通告是針對(duì)重大事項(xiàng)、獎(jiǎng)懲，通報(bào)是表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要事件時(shí)使用。報(bào)告是向上級(jí)匯報(bào)，注意中間不要夾帶請(qǐng)示內(nèi)容，一文一事；請(qǐng)示要求回復(fù)，因此之前要充分溝通，但報(bào)告可以不回復(fù)。意見(jiàn)是提出自己的看法和處理辦法，函是不相隸屬的平行單位間的公文，有隸屬關(guān)系的叫通知，商務(wù)文書(shū)中最常寫(xiě)的是會(huì)議紀(jì)要。

 培訓(xùn)計(jì)劃

一個(gè)完整的培訓(xùn)計(jì)劃通常包括如下內(nèi)容：

第一，培訓(xùn)需求。為什么要做此培訓(xùn)，如員工溝通能力差、新員工不了解流程等。

第二，培訓(xùn)目標(biāo)。如掌握某些知識(shí)、學(xué)會(huì)某些技能、解決某些問(wèn)題、達(dá)到某些效果。

第三，培訓(xùn)內(nèi)容。只要是培訓(xùn)，就包括知識(shí)、技能和觀念三項(xiàng)內(nèi)容。知識(shí)類課程包括宏觀經(jīng)濟(jì)、微觀經(jīng)濟(jì)、公司的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程等；技能類課程包括金字塔原理、邏輯思維、外語(yǔ)、辦公設(shè)備操作、寫(xiě)作演講等；觀念類課程是指提供責(zé)任心和工作熱情、有關(guān)企業(yè)文化的課。

第四，培訓(xùn)方式。培訓(xùn)方式有五大類，即講解、案例、討論、游戲以及情景模擬。

第五，培訓(xùn)要求。比如哪些人、哪個(gè)部門(mén)可以或者必須參加等。

此外，培訓(xùn)計(jì)劃還包括培訓(xùn)師、培訓(xùn)組織部門(mén)、培訓(xùn)預(yù)算、培訓(xùn)時(shí)間和地點(diǎn)等，以及培訓(xùn)效果的評(píng)估和后續(xù)追蹤等內(nèi)容。

 工作總結(jié)

工作總結(jié)一定要有創(chuàng)新點(diǎn)和亮點(diǎn)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)最感興趣的是員工的突出業(yè)績(jī)，而不是常規(guī)業(yè)績(jī)。工作總結(jié)還要寫(xiě)數(shù)量方面的成績(jī)，包括個(gè)人發(fā)展的成績(jī)、客戶的成績(jī)、技術(shù)的成績(jī)等。此外，還要寫(xiě)總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

工作總結(jié)的標(biāo)題通常是由作者、事由、文種組成，或者是作者、時(shí)間和文種，比如“張三某項(xiàng)目工作總結(jié)”或者“張三2011年工作總結(jié)”，也可以是作者、事由、時(shí)間、文種。因此，工作總結(jié)最簡(jiǎn)單的就是成績(jī)、行動(dòng)和措施、不足及改進(jìn)三項(xiàng)內(nèi)容，復(fù)雜的總結(jié)還要另加價(jià)值、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和體會(huì)兩項(xiàng)內(nèi)容。

 方案、建議、計(jì)劃等

方案建議模板包括四大內(nèi)容，分別是背景、任務(wù)及標(biāo)準(zhǔn)、措施及行動(dòng)、考評(píng)及獎(jiǎng)懲。只要寫(xiě)方案，就應(yīng)把目標(biāo)作為主標(biāo)題或摘要，還要加“營(yíng)銷方案”或者“建議”幾個(gè)字。

經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告的結(jié)構(gòu)是概況、業(yè)績(jī)、任務(wù)和工作、問(wèn)題和措施、未來(lái)的目標(biāo)和計(jì)劃、需要的資源及風(fēng)險(xiǎn)。

營(yíng)銷計(jì)劃應(yīng)包括營(yíng)銷的背景和目的、營(yíng)銷的具體產(chǎn)品、營(yíng)銷的目標(biāo)、措施和進(jìn)度、營(yíng)銷的宣傳口號(hào)、獎(jiǎng)懲機(jī)制、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案、活動(dòng)方案。

金融業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)劃結(jié)構(gòu)為背景、規(guī)劃的具體內(nèi)容、將采取的措施、需要的資源、面臨的風(fēng)險(xiǎn)。

 報(bào)告

調(diào)研報(bào)告和分析報(bào)告的區(qū)別是，調(diào)研報(bào)告面向過(guò)去，分析報(bào)告面向未來(lái)。這種報(bào)告應(yīng)該采用總分總結(jié)構(gòu)，分析報(bào)告都包括需求分析、現(xiàn)狀分析、未來(lái)趨勢(shì)的分析。

調(diào)研報(bào)告。調(diào)研報(bào)告的結(jié)構(gòu)：第一，背景，為什么要做此調(diào)研；第二，目的，調(diào)研時(shí)想了解什么；第三，調(diào)研的具體內(nèi)容，做哪些內(nèi)容能夠達(dá)到目的；第四，調(diào)研的范圍和對(duì)象，橫向是調(diào)研的范圍，縱向是深度；第五，調(diào)研方法，包括調(diào)查問(wèn)卷、街頭調(diào)查還是入戶調(diào)查、電話還是面談等；第六，調(diào)研結(jié)果的統(tǒng)計(jì)方法以及驗(yàn)證結(jié)果的正確性，這決定了調(diào)研結(jié)果的可靠性、科學(xué)性和有效性；第七，調(diào)研的結(jié)論以及得出的建議。

分析報(bào)告。需求分析包括需求分析的對(duì)象以及對(duì)象的范圍和程度，應(yīng)先看結(jié)論，需要什么、為什么需要，然后才是此分析報(bào)告的方法措施。

現(xiàn)狀分析報(bào)告最常用的是問(wèn)題分析報(bào)告，其結(jié)構(gòu)為：第一，明確界定問(wèn)題的范圍和程度；第二，問(wèn)題產(chǎn)生的影響；第三，產(chǎn)生問(wèn)題的原因，通常從管理、經(jīng)營(yíng)、運(yùn)營(yíng)等主觀原因以及環(huán)境、政策、經(jīng)濟(jì)等客觀原因分析；第四，想要達(dá)成的目標(biāo)及措施；第五，資源；第六，未來(lái)可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)。

立項(xiàng)報(bào)告的結(jié)構(gòu)是立項(xiàng)的背景、立項(xiàng)的必要性和緊迫性、可行性和可操作性、立項(xiàng)的目標(biāo)和計(jì)劃以及資源、風(fēng)險(xiǎn)。

分析報(bào)告最簡(jiǎn)單的結(jié)構(gòu)是三部分，即提出問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題。

 請(qǐng)示

請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)。請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)為：第一，干什么事；第二，要什么；第三，怎么用，或者帶來(lái)的利益和價(jià)值以及如果不批將面臨的痛苦；第四，什么時(shí)間要。另外，請(qǐng)示和通知都要有“關(guān)于”二字。請(qǐng)示中應(yīng)強(qiáng)調(diào)要求答復(fù)的內(nèi)容，說(shuō)明要求答復(fù)的時(shí)間。如果一份請(qǐng)示群發(fā)出去要把需要落實(shí)和操作的放在主送，需要備案和知曉的放在抄送，因此要明確收件人和答復(fù)時(shí)間。最后還要有落款“以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)予批示”以及申請(qǐng)人和日期。

引起領(lǐng)導(dǎo)重視的方法。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)不批是因?yàn)椴恢匾暎�引起領(lǐng)導(dǎo)重視有幾個(gè)辦法：第一，最強(qiáng)勢(shì)的辦法是五日之內(nèi)應(yīng)當(dāng)予以批準(zhǔn)，如果五日內(nèi)不回復(fù)就視為同意；第二，客觀、柔和地強(qiáng)調(diào)重要性和緊迫性；第三，有區(qū)分地限定時(shí)間，比如三天、五天、七天，強(qiáng)調(diào)重要性和緊迫性。

比如，關(guān)于加薪的請(qǐng)示，通常的理由，比如通脹、行業(yè)工資水平、生活成本高等并不能真正打動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)，能夠打動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)的加薪理由：如加薪能夠創(chuàng)造更多業(yè)績(jī)、降低員工流失率、增加員工歸屬感、穩(wěn)定性。所以，一定要投其所好，采用能夠打動(dòng)對(duì)方的利益點(diǎn)，軟硬兼施，威逼利誘。因此請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)包括請(qǐng)示的理由、請(qǐng)示的內(nèi)容、請(qǐng)示的要求和目的以及結(jié)束語(yǔ)。

 通知

會(huì)議通知。會(huì)議通知的結(jié)構(gòu)包括開(kāi)會(huì)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題和流程、會(huì)議目標(biāo)以及會(huì)議聯(lián)系人。值得注意的是，一定要寫(xiě)上會(huì)議的目標(biāo)才能提高會(huì)議的效果。此外，還有會(huì)前的準(zhǔn)備，會(huì)中要求著裝、發(fā)言、資料，會(huì)后要求追蹤、落實(shí)。

活動(dòng)通知。活動(dòng)通知包括活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)的目的和意義、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、活動(dòng)流程、規(guī)則及注意事項(xiàng)，要求、發(fā)件人、簽發(fā)人、日期。需要主要的是，活動(dòng)通知不要忘了聯(lián)系人和集合地點(diǎn)、返程時(shí)間，這影響人們是否參加此次活動(dòng)。

通知的格式及具體事項(xiàng)。通知的標(biāo)題是發(fā)文單位事由和文種，文種就是“通知”，事由是發(fā)文緣由。通知的具體事項(xiàng)包括執(zhí)行的要求和生效時(shí)間，結(jié)束語(yǔ)和寄語(yǔ)。

 會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要有參會(huì)人員和未參會(huì)人員兩種人，如果受眾是參會(huì)人員，會(huì)議紀(jì)要的格式是：第一，決議；第二，自己的發(fā)言；第三，領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言；第四，自己后續(xù)應(yīng)當(dāng)執(zhí)行和操作的任務(wù)目標(biāo)。如果受眾是未參會(huì)人員，會(huì)議紀(jì)要的格式為：第一，參加人，尤其是其中的大領(lǐng)導(dǎo)；第二，會(huì)議的主題和決議；第三，領(lǐng)導(dǎo)講話；第四，與己相關(guān)的。

會(huì)議紀(jì)要不是記錄，凡是沒(méi)有達(dá)成決議的可以不記，但會(huì)議達(dá)成的決議決定務(wù)必完整準(zhǔn)確。另外，領(lǐng)導(dǎo)要求和后續(xù)需采取的措施都要記錄，時(shí)間、地點(diǎn)、人物、流程只寫(xiě)摘要即可。會(huì)議紀(jì)要常用的三個(gè)詞匯是討論、強(qiáng)調(diào)、決定。會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別是，會(huì)議紀(jì)要具有法律效力，與會(huì)雙方簽字蓋章，與合同具有同等效力。

 

二、自下而上思考

1.自下而上思考，搭建結(jié)構(gòu)三步

 

圖9 自下而上思考工具示意圖

 

當(dāng)思路不清，不知道說(shuō)什么、怎么說(shuō)時(shí)，人們可以自下而上思考。自下而上思考分三步：

第一步，找出要點(diǎn)，列出所有要點(diǎn)和要素；

第二步，找出關(guān)系，找出各要點(diǎn)之間的邏輯關(guān)系、歸類分組；

第三步，得出結(jié)論，總結(jié)概括要點(diǎn)，提煉思想精華。

 

【案例】

開(kāi)餅攤

 

圖10 開(kāi)餅攤的自下而上思考

 

如果想在北京開(kāi)一個(gè)煎餅攤，應(yīng)從以下方面著手：

第一步，應(yīng)列出所有要點(diǎn)，包括店面、技術(shù)、進(jìn)貨、定位、定價(jià)、人員、執(zhí)照、衛(wèi)生、城管、名字、口味、消費(fèi)群分類、發(fā)展連鎖、形象設(shè)計(jì)、資金來(lái)源、原材料、品牌推廣、城管等。

第二步，找出各要點(diǎn)之間的關(guān)系，按照組織信息的時(shí)間順序，有調(diào)研、籌備、運(yùn)營(yíng)、上市四個(gè)階段。調(diào)研階段包括地段、技術(shù)、產(chǎn)品定位、定價(jià)和消費(fèi)群分類；籌備階段包括店面、進(jìn)貨、人員、執(zhí)照、資金、名字、形象設(shè)計(jì)；運(yùn)營(yíng)階段包括進(jìn)貨、衛(wèi)生、人員培訓(xùn)和考核、生產(chǎn)加工、品牌推廣；上市階段包括發(fā)展連鎖、兼并收購(gòu)、上市融資。按空間順序信息組織的方式，也可以分為戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)、人力資源、市場(chǎng)營(yíng)銷四章。

 

當(dāng)撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)有素材、思路，不知道如何組織材料時(shí)，就要用自下而上思考這個(gè)工具。

2.邏輯樹(shù)

人們?cè)跍?zhǔn)備發(fā)言時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到以下三種情況：一是忘詞，大腦一片空白；二是次要內(nèi)容和重要內(nèi)容想同時(shí)往外說(shuō)；三是被別人干擾和打斷。當(dāng)遇到這三種情況時(shí)，就要用邏輯樹(shù)工具，這個(gè)工具是解決問(wèn)題的思考工具及做復(fù)雜呈現(xiàn)的工具。

 

圖11 邏輯樹(shù)工具示意圖

 

如圖11所示，這是一個(gè)主題是競(jìng)爭(zhēng)分析的邏輯樹(shù)，分別從優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)及措施三方面進(jìn)行分析。優(yōu)勢(shì)包括內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)和外部?jī)?yōu)勢(shì)，內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)包括機(jī)制、流程以及人的素質(zhì)、理念；外部?jī)?yōu)勢(shì)包括品牌和客戶，客戶包括高端和低端。劣勢(shì)包括渠道、產(chǎn)品、服務(wù)，其中產(chǎn)品包括品種和價(jià)格。措施包括對(duì)內(nèi)和對(duì)外，對(duì)內(nèi)包括近期和遠(yuǎn)期，對(duì)外包括機(jī)構(gòu)和個(gè)人。

邏輯樹(shù)的好處是能夠避免被干擾和忘詞，因此要先把邏輯樹(shù)的樹(shù)根和樹(shù)干倒背如流，然后再講樹(shù)枝和樹(shù)葉，先說(shuō)重要的后說(shuō)次要的，逐層展開(kāi)。

邏輯樹(shù)結(jié)構(gòu)與金字塔結(jié)構(gòu)很像，金字塔結(jié)構(gòu)是封閉式的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臈l理和層次，而邏輯樹(shù)鼓勵(lì)發(fā)散想象和創(chuàng)新思維，更適用于解決復(fù)雜問(wèn)題及做長(zhǎng)篇演講，能夠幫助回憶樹(shù)狀結(jié)構(gòu)。

3.POP結(jié)構(gòu)

 

圖12 POP結(jié)構(gòu)示意圖

 

如圖12所示，POP結(jié)構(gòu)的第一P指的是Position，即目前所面臨的情況和問(wèn)題；O指的是Options，即所有的解決方案；后面的P是Proposal，即提出的建議。POP分別代表情況、選擇、建議，也是總分總結(jié)構(gòu)。

 

要點(diǎn)提示

POP結(jié)構(gòu)即：

①Position——目前所面臨的情況和問(wèn)題；

②Options——所有的解決方案；

③Proposal——提出的建議。

 

4.演講內(nèi)容匯總

 有備而去

有備而去應(yīng)當(dāng)“備”三個(gè)內(nèi)容，即備人、備內(nèi)容、備設(shè)備。

備人。備人包括備自己和備聽(tīng)眾，備自己又包括備自信心、備素材，備聽(tīng)眾包括了解受眾及目的等。

備內(nèi)容。備內(nèi)容包括備數(shù)據(jù)、素材、PPT和備思想觀點(diǎn)、主張，要讓聽(tīng)眾的注意力在說(shuō)者本人及所傳遞的主張上，而不是放在PPT上，不要本末倒置。

備設(shè)備。備設(shè)備包括備服裝、投影儀、電腦、話筒等。

 以受眾為中心

受眾的利益點(diǎn)。開(kāi)場(chǎng)時(shí)要講聽(tīng)眾的關(guān)注點(diǎn)、利益點(diǎn)，而非說(shuō)者本人認(rèn)為重要的，先迎合受眾方能打動(dòng)受眾。受眾不同，關(guān)注點(diǎn)也不一樣，如果無(wú)法判斷受眾類型，那就迎合最重要、最有影響力的人，還要迎合超過(guò)50%的人、多數(shù)人的利益。

窮盡聽(tīng)眾所有疑問(wèn)。演講時(shí)可能會(huì)被質(zhì)疑和挑戰(zhàn)，因此在準(zhǔn)備時(shí)要窮盡聽(tīng)眾所有的疑問(wèn)和挑戰(zhàn)，做到有備無(wú)患。

尊重聽(tīng)眾的權(quán)力。首先，聽(tīng)眾有隨時(shí)提出疑問(wèn)和問(wèn)題并要求及時(shí)得到回答的權(quán)力。當(dāng)聽(tīng)眾提出疑問(wèn)時(shí)有兩種狀況，說(shuō)者知道答案和不知道答案。知道答案當(dāng)然馬上回答，如果不知道答案，提出的問(wèn)題不是自己的專業(yè)，就可以說(shuō)與主題無(wú)關(guān)，不必回答。假如聽(tīng)眾窮追不舍，非要討論而自己又沒(méi)有答案，可以分為四個(gè)步驟：第一，接納認(rèn)可；第二，采訪；第三，總結(jié)歸納；第四，反饋�；蛘呖梢园言搯�(wèn)題作為思考題回去討論，也可以推薦專家、網(wǎng)站、書(shū)。說(shuō)者一定要尊重聽(tīng)眾的權(quán)利，避免與聽(tīng)眾發(fā)生沖突。

其次，聽(tīng)眾有反對(duì)說(shuō)者主張的權(quán)力。任何觀點(diǎn)都有人支持有人反對(duì)，反對(duì)自己觀點(diǎn)也是很正常的。當(dāng)有人提出反對(duì)意見(jiàn)時(shí)不必覺(jué)得緊張，可以讓這個(gè)人說(shuō)出自己的觀點(diǎn)，求同存異，并以“有道理”三個(gè)字繼續(xù)下面的講解。

再次，聽(tīng)眾有事先知道主題大綱及將持續(xù)時(shí)長(zhǎng)的權(quán)力，并有要求按時(shí)結(jié)束的權(quán)力。聽(tīng)眾也有開(kāi)小差、中途離開(kāi)的權(quán)力，所以讓聽(tīng)眾想聽(tīng)的唯一辦法就是讓他愿意聽(tīng)，只能吸引，難以強(qiáng)迫，迎合受眾才能打動(dòng)受眾。

 克服緊張情緒

克服緊張情緒有各種辦法，包括提示卡、深呼吸、跑步，或者手上拿東西。公眾演講是熟練技能，沒(méi)有捷徑可走，只能自己多加練習(xí)。練習(xí)的辦法是先從非正式場(chǎng)合開(kāi)始到正式場(chǎng)合，從短到長(zhǎng)。

克服緊張情緒還有一些辦法。緊張是因?yàn)榭粗鴦e人的眼睛，因此不要看眼睛，要看額頭、鼻子、嘴、耳朵、脖子。上臺(tái)時(shí)的眼神有環(huán)視、虛視、凝視三種，環(huán)視就是從左看到右、從右看到左；虛視是看后面加前面、看兩邊加中間；凝視是看友好、熟悉的人，這樣就不會(huì)緊張。還要做一些準(zhǔn)備，克服緊張情緒，如提前到場(chǎng)、手上握東西、跑步、喝水等。

 教練式領(lǐng)導(dǎo)

教練式領(lǐng)導(dǎo)一是教、二是練，就是自己說(shuō)對(duì)方聽(tīng)、自己做對(duì)方看、對(duì)方做自己看。凡是聽(tīng)眾知道的，讓他們自己說(shuō)；凡是他們能做的，讓他們自己做。

教。了解員工的人數(shù)與特點(diǎn)，了解下屬的特點(diǎn)，才能因人而異、因材施教。

第一，給工具。如果員工思路不清，就給他提供思路和工具；如果員工演講時(shí)緊張，教練就要做示范，并用同理心和同情心跟他站在同一平臺(tái)上。此外，還要給對(duì)方壓力和動(dòng)力，軟硬兼施、威逼利誘。

第二，給啟發(fā)。啟發(fā)和引導(dǎo)員工思路，讓員工自己得出答案，教練只提問(wèn)不給答案。

第三，欣賞和批判。人被欣賞成長(zhǎng)更快，還是被批評(píng)成長(zhǎng)更快，要看對(duì)方是自卑還是自戀。欣賞和贊揚(yáng)的區(qū)別是，欣賞是發(fā)自內(nèi)心的，表?yè)P(yáng)則不一定。

練。教練式領(lǐng)導(dǎo)還要做培訓(xùn)、示范，當(dāng)員工取得初步成功時(shí)，要進(jìn)行挫折教育，設(shè)陷阱讓他往里跳，讓員工感到自己還有缺陷。當(dāng)員工取得最終成功時(shí)，教練要及時(shí)鼓勵(lì)、獎(jiǎng)勵(lì)，包括物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。此外，還要幫他回顧和總結(jié)歸納。